Zaman Yönetimi

Zaman Yönetiminin Temelleri
Hedeflerimize ulaşmak için zamanımızı kontrol edebilmemizi, onu verimli kullanma ve bu konuda aldığımız kararlara uyma becerimizi zaman yönetimi olarak adlandırıyoruz. Zaman yönetiminin temelinde, zamanımızı en optimal şekilde değerlendirecek şekilde plan yapma ve bu planı kararlılıkla takip edebilme yatıyor.
Zaman yönetimi; akademik başarımızı, iş performansımızı ve psikolojik iyi oluşumuzu artırıyor. Zamanımızı iyi değerlendirerek başarıya giden yolda daha kolay ilerleyebiliyor, bunun sonucunda kendimize daha çok güven ve saygı duyabiliyoruz.

İş ve Özel Hayat Dengesi için Zaman Yönetimi
Zaman yönetimi yalnızca iş veya akademik yaşamımızı olumlu yönde etkilemiyor, ilişkilerimiz de olmak üzere hayatımızın genelinde bir düzen kurmamıza da yardımcı oluyor. Kimi zaman iş/akademik hayatımızla özel hayatımızı bir arada götürmekte zorlanıyoruz. Örneğin, sosyalleşmeye fazla vakit ayırdığımızda sınavlarımızdan beklediğimiz puanı alamayabiliyoruz veya iş yükümüzü biriktirip fazladan mesaiye kaldığımızda kendimize vakit ayıramıyor ve tükenmiş hissedebiliyoruz. Zamanımızı verimli kullanabilmek ise bu gibi sorunların önüne geçmekte bize yardımcı oluyor. Örneğin, sosyalleşmeye ayırdığımız vakti kontrol ederken ders çalışmak için de belli bir zaman belirlediğimizde, sınavda istediğimiz başarıyı yakaladığımız gibi, kendimizi tamamen kitaplara da gömmemiş oluyoruz. Aynı şekilde, işteki görevlerimize belirli bir süre ayırıp o süreyi etkili şekilde kullanarak daha verimli şekilde ilerleyebiliyor ve böylece fazladan mesaiye kalmayıp kendimize ihtiyacımız olan vakti ayırabiliyoruz. Öte yandan, iş/akademik ve özel hayatlarımız arasında bir denge yakaladığımızda kendimizi daha iyi hissedebiliyoruz. Daha dengeli bir hayat sürerken enerjimizi tek bir alanda tüketmiyor, kendimizi daha canlı, öz güvenli, başarılı ve mutlu hissediyoruz.
Peki, iş/akademik performansımızı artırmak, hayatımızda bir denge bulmak ve iyilik hâlimizi artırmak için zamanımızı nasıl daha etkili şekilde kullanabiliriz? Bu soruyu cevaplamak için öncelikle zaman yönetiminde sık yaptığımız hataları gözden geçirelim.

Sık Yapılan Zaman Yönetimi Hataları ve Çözümleri

Gerçekçi Planlar Yapmamak
Gün içinde yapmak istediklerimizi yetiştiremememizin belki de en sık görülen sebeplerinden biri en başından bir güne sığmayacak kadar görev planlamamız olabiliyor. Yapmak istediğimiz ya da yapmamız gereken çok fazla şey olduğunda günlük listemizin içini biraz fazla doldurabiliyoruz. Öte yandan, genellikle bir günün 24 saatini de tam verimde kullanabilmemiz çok da gerçekçi bir beklenti olmayabiliyor. Kimi zaman anlık gelişen bir durumdan, kimi zaman yoldaki trafikten, kimi zamansa biraz dinlenme ve boş durma ihtiyacımızdan ötürü günlük akışımız aksayabiliyor.
Peki, nasıl daha gerçekçi planlar yapabiliriz? İlk olarak, günümüzü planlarken kendimize karşı dürüst davranmakla başlayabiliriz. Bazen zor olduğunu bilsek de bazı görevler için “Ben bunu bir saatte yetiştiririm ya!” diyebiliyoruz. Böyle zamanlarda, işimizin bir saatten uzun sürebileceğini kabul edip programda ona belki iki saatlik bir yer ayırmak, kendimize gerçekçi bir plan yapmamızı ve sonraki işlerimizi aksatmamamızı sağlayabiliyor. Bunun yanı sıra, her aktiviteyi her gün yapmakta ısrarcı olmak işimizi zorlaştırabiliyor. Bunun yerine bazı günleri spora bazı günleri okumaya ayırmak ya da günlük yarım saatimizi kitaba ve bir saatimizi spora ayırmak bizim için daha verimli bir program olabiliyor.

Önem ve Aciliyet Sıralaması Yapmamak
Zaman yönetiminde sık yaptığımız hatalardan bir diğeri ise listemizdeki maddeleri önem ve aciliyet sıralamasına koymamak olabiliyor. Yapacağımız çok fazla iş arasından hangilerine öncelik vermemiz gerektiğini belirlemediğimizde hepsini aynı anda yapmaya veya hepsine aynı süreyi ayırmaya çalışabiliyoruz. Sonucunda da günün sonunda bir sürü küçük iş halletmiş ama bizim için asıl önemli olan işi halletmemiş veya sonraki haftaya yetişecek bir işi yapmış fakat ertesi güne yetişecek bir işi yapmamış olduğumuzu görebiliyoruz.
Acil ve bizim için önemli olan sorumluluklarımıza öncelik vermek, zamanımızı etkili kullanmamızda önemli bir rol oynuyor. Peki, işlerimiz arasında nasıl aciliyet ve önem sırası yapabiliriz? Öncelikle işe, teslim tarihi belli olan görevlerimizin tarihlerini not ederek başlayabiliriz. Bu noktada takvim veya ajanda kullanmak bize yardımcı olabilir. Tarihlerine göre görevlerimizi not ederek büyük resme bakınca neyin yaklaştığını görebilir ve ona göre aksiyon almayı seçebiliriz.

Dinlenmeye Vakit Ayırmamak
Yoğun olduğumuz bir günde kimi zaman mola vermeyi unutabiliyoruz. Üzerimizde biriken işlerin ve kısıtlı zamanın baskısıyla gün içinde hiç dinlenmeden tüm işlerimizi halletmeye çalışabiliyoruz. Belki birkaç saatlerine bu yöntem bizi hızlı ilerletse de günün devamında kendimizde başka iş yapacak enerji bulamayabiliyor, yani tükenebiliyoruz. Örneğin, sınav döneminde aralıksız dört saatimizi kütüphanede ders çalışarak geçirdikten sonra kendimizi üç saat boyunca arkadaşlarımızla sohbet ederken bulabiliyoruz. Baktığımızda, bu yöntem bizi günün başında ilerletse de günün sonunda kaybımız daha büyük olabiliyor.

Bunun yerine, kendimizi tüketmemek için ara ara mola vererek ilerleyince daha çok iş halledip daha verimli bir gün geçirebiliyoruz. Örneğin, dört saat kapanarak ders çalışıp kendimizi tüketmek yerine, saat başı kısa da olsa bir mola vererek ve temiz hava alarak, daha odaklı ve motive bir şekilde çalışmaya devam edebiliyoruz. Böylece, günün sonunda enerjimizi tüketmemiş ve daha verimli çalışmış oluyoruz.

Zaman Yönetimi İçin Etkili Planlama Teknikleri
Zaman yönetimi, hepimizin zorlandığı bir konu olabiliyor. Güzel haber şu ki zamanı etkili kullanamamanın evrensel bir sorun olması nedeniyle bu konuya yönelik geliştirilen bir sürü teknik bulunuyor. Haydi, bu tekniklerden birkaçına göz atalım:

Eisenhower Matrisi
Eisenhower matrisi, aciliyet ve önem sıralaması yapmaya çalıştığımız noktada yardımımıza koşuyor. Bu tekniğe göre ilk olarak, iki satır ve iki sütundan oluşan bir şablon hazırlıyoruz. Şablonun sütunlarını sırasıyla “acil” ve “acil değil” olarak ve satırlarını da “önemli” ve “önemli değil” olarak adlandırıyoruz. Yani, elimizde “önemli ve acil”, “önemli ama acil değil”, “önemli değil ama acil” ve “önemli veya acil değil” şeklinde dört bölüm oluyor. Daha sonra, yapmamız gerekenleri bu şablona önem ve aciliyetlerine göre yerleştiriyoruz. Eisenhower matrisi tekniğine göre, önemli ve acil kutucuğuna yazdığımız işlerimiz odağımızı ve önceliğimizi vermemiz gereken işler oluyor. Görevleri önem ve aciliyet durumlarına göre dört kategoriye ayırır:
Önemli ve acil: Hemen yapılması gereken işler.
Önemli ama acil değil: Planlanması gereken işler.
Acil ama önemli değil: Mümkünse delege edilecek işler.
Ne önemli ne de acil: Zaman kaybı olan işler, mümkünse yapılmamalı.

Pomodoro Tekniği
Çalışma seansları arasında molalar vererek zamanımızı ve enerjimizi verimli bir şekilde kullanmamızı hedefleyen Pomodoro tekniğini duymuş muydun? Pomodoro tekniğine göre, basitçe, her 25 dakikalık çalışmamızdan sonra 5 dakikalık molalar veriyor ve bunu dört defa tekrarladıktan sonra daha uzun bir molaya çıkıyoruz. Bu uzun molayı 15, 20 ya da 30 dakika olarak belirleyebildiğimiz gibi çalıştığımız süreyi de daha uzun veya daha kısa olarak ayarlayabiliyoruz. Bu teknikteki püf noktalardan birisi, mola verdiğimiz zamanları nasıl değerlendirdiğimiz oluyor. Mola zamanlarında çalıştığımız ortamdan uzaklaşıp biraz adımlamak veya temiz hava almak bize iyi gelebiliyor. Öte yandan, bu vakitleri mümkün olduğunda dijital ekrandan uzak geçirmek de çalışma verimimizi artırıyor.

Parkinson Yasası
Bir işin tamamlanması için ayrılan sürenin, işin yapılma süresini belirlediğini belirtir. Bu nedenle, işleri tamamlamak için belirli ve kısıtlı süreler belirlemek, verimliliği artırabilir.
Parkinson yasasına göre, bir görev için fazlaca zamanımız varsa o görevi o süreye yayarak tamamlamaya çalışıyoruz. Sonucunda da verimimiz düşebiliyor. Bu teknik ise bize o görevi tamamlamak için kendimize belirli bir süre koymamızı söylüyor.

GTD (Getting Things Done) Yöntemi
David Allen tarafından geliştirilen bu yöntem, görevlerin belirli bir sisteme göre yönetilmesini önerir:
Toplama: Tüm yapılacakları bir yerde toplamak.
İşleme: Görevleri kategorize etmek.
Organize etme: Görevleri önceliklendirmek.
Gözden geçirme: Düzenli olarak listeleri gözden geçirmek.
Yapma: Planlanan işleri gerçekleştirmek.

Pareto İlkesi (80/20 Kuralı)
Sonuçların %80'inin, yapılan işlerin %20'sinden geldiğini öne sürer. Bu nedenle, en fazla getiriyi sağlayan görevlere odaklanmak önemlidir.
Görevleri Belirleyin: Yapmanız gereken tüm görevleri listeleyin.
Öncelikleri Belirleyin: Görevlerin önem ve katkı düzeyini değerlendirin.
%20'lik Dilimi Belirleyin: En yüksek getiriyi sağlayacak %20'lik görevleri seçin.
Odaklanın: En önemli %20'lik görevlere yoğunlaşarak çalışın.
Geri Kalanı Yönetmek: Diğer %80'lik görevleri delege edin, otomatikleştirin veya düşük öncelikli zamanlarda yapın.

Zaman Bloklama
Gün içindeki belirli zaman dilimlerini belirli görevlere ayırmaktır. Bu yöntem, belirli işlere odaklanmayı ve dikkat dağıtıcı unsurlardan kaçınmayı sağlar.

Tek Görev Yöntemi (Monotasking)
Aynı anda birden fazla iş yapmaya çalışmak yerine, tek bir işe odaklanmak verimliliği artırabilir. Bu, dikkat dağınıklığını azaltır ve işlerin daha hızlı tamamlanmasını sağlar.
Farklı zaman yönetimi teknikleri deneyip kendimize uygun olan bir veya birkaç tekniği seçip hayatımıza katarak zamanımızı daha kolay bir şekilde etkili kullanmaya başlayabiliriz.

Cevapla